Label orde in de chaos met etiketten

Onze werkplek is vaak een wirwar van mappen, accessoires en allerlei papierwaren. Een label hieraan hangen verschaft al snel duidelijkheid over waar iets voor dient of van wie iets is. Dus creëer overzicht met deze 4 tips over het gebruik van labels en etiketten op het kantoor!

Tip 1: Van mij! En dat zie je
Een grote irritatie op kantoor is het ‘gepik’ van bureauaccessoires. De nietmachine, perforator en rekenmachine; ze worden geleend en niet netjes teruggelegd. Een simpel klein etiketje met de naam duidelijk op het product, doet iemand herinneren aan het terugbrengen. Ook is er geen discussie meer over van wie wat is en waar het is.

Tip 2: Labelen van postvakken
Post, papierwerk en folders worden makkelijk op het bureau gelegd om later door te spitten. Toch stapelt dit snel op. Brievenbakjes prominent op het bureau, passend gelabeld voor het doel waar deze voor dient, bijvoorbeeld; “brieven in” – “brieven uit”- “folders” enz.

Tip 3: Vooruit werken
Het is natuurlijk super handig om archiefdozen en ordners te gebruiken voor documentatie. Een etiket met duidelijke tekst maakt het organiseren en overzichtelijk maken hiervan mogelijk. Maar denk er ook eens aan om vooruit te werken. Zet alvast ordners klaar voor wat nog binnen moet komen (en vast en zeker gaat komen). Zo stapelt het werk zicht niet op en kan het in een handomdraai direct op de juiste plek gearchiveerd worden.

Tip 4: Kleurcodering
Voer een kleurcoderingsysteem in, dit kan per onderwerp of tijdsbestek. Gebruik bijvoorbeeld gele rug etiketten voor de ordner met financiën of een blauw etiket op de map met gegevens over 2018. Ook kun je met kleine (eventueel ronde) etiketten met kleur een agenda of projectplanning verduidelijken. Plak een rood rond etiketje bij urgente zaken of een gele voor een taak die voor jou is bestemd.

Bonus tip: Betrek je collega’s
Neem je collega’s mee in de nieuwe structuur welke je aanbrengt. Zo kan iedereen het hanteren en is de nieuwe tactiek zo aangewend.